• Assessoraments en l’organització d’arxius

    Segons l'article 28 de la Llei 9/2003, del 12 de juny, del patrimoni cultural d'Andorra, integren el patrimoni documental d'Andorra els documents següents:

    • Els produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions pels poders públics d'Andorra, incloses les institucions històriques, les entitats parapúbliques, les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics o les entitats de capital social majoritàriament públic
    • Els de més de trenta anys d'antiguitat produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions per entitats privades sense afany de lucre que desenvolupin la seva activitat a Andorra
    • Els de més de cent anys d'antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física o empresa privada, i els de menor antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys
    • Els conservats en arxius de titularitat pública
    • Els produïts o rebuts per persones físiques privades en l'exercici de funcions públiques; en especial, els protocols notarials
    • Els documents objecte de cessió o de donació expressa

    Per contribuir a la preservació de la documentació que forma part del patrimoni documental i com a part de les seves funcions, l'Arxiu Nacional ofereix a aquests col·lectius que esmenta la llei la possibilitat de fer consultes o obtenir assessorament sobre els diferents aspectes del tractament documental.

    Tothom pot fer consultes sobre com gestionar la documentació que genera: associacions, fundacions, entitats diverses, empreses parapúbliques i privades, i particulars.

    Les consultes es poden fer per:

    Telèfon: +376 802 288

    arxiu_nacional_andorra@govern.ad / ana.gov@andorra.ad

  • Què és el que es pot demanar?

    Per a institucions, empreses

    Podeu adreçar consultes sobre com gestionar la documentació que genera la vostra empresa, institució, etc (classificació, descripció, ordenació i eliminació) i els aspectes a tenir en compte: concepte d'expedient, tractament de la documentació electrònica, tractament del correu electrònic, ús de clips, grapes, etc.

    Per a particulars

    Podeu adreçar consultes sobre el tractament de documents antics que teniu a casa: com preservar els documents i què fer si necessiteu restaurar un document.

    Documents

  • Consells per a la gestió i preservació de la documentació

    Per gestionar la documentació Per conservar la documentació
    Agrupar la documentació per finalitats o funcions Condicions estables de temperatura i humitat
    Reunir en expedients la documentació sobre el mateix assumpte Evitar l’exposició contínua de la documentació a la llum
    Ordenar cronològicament i en sèries anuals els expedients o els documents de la mateixa classe Nivells bàsics de netedat a fi d’evitar-hi la pols i la brutícia
    Disposar d’inventaris o catàlegs de documents No fer servir clips, grapes, fundes de plàstic o cinta adhesiva per a la documentació que ha de constituir l’arxiu permanent
    Tenir ben identificada, arxivada, actualitzada i descrita la documentació essencial No utilitzar fulls reciclats per als documents que s’han de conservar permanentment
    Eliminar documentació que ja no té cap valor per a l’entitat o que queda reflectida en un altre document Pautes de conservació
    Elaborar documents recapitulatius en què es recullin dades de documents individuals

    1. Conservació obligada per legislació
    Aplicar un procediment segur d’eliminació de documents
    • Documents comptables; comptes anuals, justificants de les anotacions i informes d’auditoria.
    • Còpia del butlletí de salari dels treballadors.
    • Correspondència, documentació i justificants de l’activitat de l’entitat.
    • Justificants de la inscripció de l’entitat, documents d’afiliació, comunicats d’alta i baixa, i comunicacions de variació de dades.
    Protegir les dades personals contingudes en fitxers que són propietat de l’entitat i controlar l’accés de terceres persones als documents 2. Conservació recomanada pels valors administratiu i històric o patrimonial de la documentació
    Elaborar còpies de seguretat de la documentació electrònica
    • Els documents de constitució i de presa de decisions.
    • La documentació sobre la planificació estratègica i l’avaluació de la gestió.
    • Documentació relativa a la gestió del personal. Memòries.
    • Documentació relativa a la missió i la visió de l’entitat.
    • Documentació referida a la responsabilitat social de l’entitat.
    • Documentació sobre la història de l’entitat.
    • Actes, correspondència i acords dels òrgans de direcció.
    • Documents de gestió mercantil.
    Crear una estructura de carpetes al sistema informàtic de treball que reflecteixi les funcions i els processos de l’entitat Documents electrònics
    És recomanable d’anar seguint l’evolució dels programes emprats per l’entitat a fi d’afavorir l’accessibilitat de la documentació. Convé evitar els suports magnètics o òptics (CD, DVD, disquets.) per conservar la documentació electrònica, ja que esdevenen obsolets fàcilment. És més recomanable de conservar-la en servidors.

     

    La documentació essencial de l’entitat ha de ser objecte d’una conservació especial, perquè és la que en permet la continuïtat en cas d’un sinistre greu.