Arxiu Intermedi Administratiu

L'Arxiu Intermedi Administratiu ha d'aplegar la documentació produïda o rebuda pel Govern d'Andorra en l'exercici de les seves funcions que es trobi en fase semiactiva. Aquesta fase s'allarga des dels 5 anys a partir del tancament fins que entra en fase història, als 30 anys. Durant aquest temps l'Arxiu Intermedi Administratiu porta a terme les funcions següents:

  • Organitzar i descriure la documentació no creada dins del sistema de gestió documental (actualment es calcula que el volum és d'uns 2.500 metres lineals).
  • Gestionar les transferències de documentació dels departaments a l'Arxiu Intermedi Administratiu i planificar les d'aquest Arxiu a l'Arxiu Nacional d'Andorra.
  • Aplicar les resolucions de la Comissió d'Avaluació Documental.
  • Permetre la consulta d'aquesta documentació d'acord amb les disposicions vigents.

Actualment el projecte està en fase d'organització i registre de documentació del subfons d'Agricultura. Aquest subfons inclou documentació des dels any 50 fins a principis del segle XXI.

Gestió Documental

La gestió documental és el conjunt d'eines i pràctiques que van encaminades a controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents.

Però, per què són importants els documents i la seva gestió en un organització? Els documents permeten prendre decisions i donen evidència de les accions realitzades per l'Administració.

Les funcions principals de la Unitat de Gestió Documental són:

  • El disseny, la implantació i el manteniment del sistema de gestió documental al Govern.
  • L'elaboració i el manteniment dels instruments, les tècniques i els procediments que formen aquest sistema.
  • La formació i l'assessorament del personal de l'Administració en temes de gestió documental.
  • L'assessorament i la col·laboració en temes de gestió documental a entitats públiques i parapúbliques.
  • La col·laboració i la participació en l'impuls de l'Administració electrònica.

  • Transferències documentals

    La transferència és la forma d'ingrés als arxius de la documentació produïda per l'Administració pública. S'entén per transferència de documentació el conjunt de procediments mitjançant els quals els fons d'arxiu passen d'un centre d'arxiu a un altre, un cop expirat el termini de la seva utilització, d'acord amb el cicle de vida dels documents.

    La transferència documental té dos objectius:

    1. Evitar l'acumulació de la documentació a les oficines i facilitar-ne la gestió.
    2. Garantir la preservació de la documentació que forma part del patrimoni documental d'Andorra.

    La documentació administrativa es transfereix entre els diversos òrgans que formen el sistema d'arxius del Govern, és a dir, entre l'Arxiu de Gestió i l'Arxiu Intermedi, un cop expirat el termini de la seva utilització, i de l'Arxiu Intermedi a l'Arxiu Nacional d'Andorra, o bé directament de l'Arxiu de Gestió a l'Arxiu Nacional.

    L'Arxiu Nacional rep la documentació que correspon a procediments finalitzats fa 25 anys com a mínim, conservada en principi a l'Arxiu Intermedi o bé als arxius de gestió.

  • Per transferir documentació a l'Arxiu Intermedi

  • Per transferir documentació a l'Arxiu Nacional d'Andorra

    • Responsable de transferències de l'Arxiu Nacional d'Andorra: Lidia Arbués
    • Adreça electrònica: Lidia_Arbues@govern.ad
    • Telèfon: +376 802 288

    Reglament de transferències de documents del Govern d’Andorra

  • Comissió d'Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD)

    L'Administració central genera un volum documental creixent, el qual no és necessari conservar totalment un cop exhaurida la seva vigència administrativa. Arribat aquest moment, els documents han de ser objecte d'una avaluació i una tria, a fi de conservar de forma permanent només aquells que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la llei.

    D'acord amb aquests principis i amb l'article 4 del Reglament dels Arxius Nacionals, del 22 de desembre de 1975, a proposta del ministre de Cultura i en execució de l'acord del Govern de data 8 de juliol de 1998, s'aprova el Reglament organitzatiu de la Comissió d'Avaluació de la Documentació modificat pel Decret del 9 de setembre del 2015 de modificació del Decret d’aprovació del Reglament organitzatiu de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD).

    Document

  • Funcions

    • Analitzar la documentació de l'Administració central
    • Elaborar i regular els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació de l'Administració central, i controlar-ne l'aplicació correcta
    • Establir les taules d'avaluació de la documentació de l'Administració central

    Les resolucions de la CAD han de ser aprovades pel Govern per a què siguin plenament executives.

    La Comissió d'Avaluació de la Documentació està integrada pels membres següents:

    • President/a: el/la secretari/ària general del Govern
    • Vicepresident/a: el/la director/a de Cultura
    • Vocals:
      • El/la cap del Servei d'Arxius
      • Un/a tècnic/a de l'Arxiu Nacional d'Andorra que actua com a secretari/ària
      • Un/a professor/a-investigador/a d'història contemporània
      • Un/a jurista amb amplis coneixements de dret administratiu
      • Un/a economista
      • Un/a tècnic/a en sistemes d’informació

    Els vocals de la CAD els nomena el ministre encarregat de la Cultura.

  • Taules d'avaluació

    Des de l'any 1998 s'elaboren les Taules d'avaluació amb les sèries documentals avaluades per la CAD.

    Aquestes taules permeten conèixer quina documentació del Govern es pot eliminar i quan, i quina s'ha de conservar de manera permanent. Abans d'eliminar documentació original del Govern, s'ha de sol·licitar prèviament el dictamen de la Comissió d'Avaluació de la Documentació (CAD).

    Document